Inclement Weather Protocols

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Weather in Central Texas can be unpredictable and bring conditions that may impact our community and subsequently bring changes to Austin ISD campuses and offices.

As inclement weather is predicted or approaches, Austin ISD will follow inclement weather protocols to determine if an adjustment to school or office operations is necessary to ensure student, staff and community safety.

 

The decision to postpone or cancel classes due to inclement weather is based on an analysis of all available information at the time. This includes the following:

  • Consultations with local emergency management, law enforcement and weather experts. In addition to monitoring local weather forecasts, Austin ISD participates in ongoing regional emergency management conference calls, including Travis County, the City of Austin, and other large public institutions. 
  • Information provided by the Texas Department of Transportation and the Texas Department of Emergency Management regarding weather alerts and roadway conditions.
  • Weather-related disruption to facilities. Austin ISD will evaluate any known disruption to facilities that might prove hazardous, such as outages with communication networks, and electrical gas, and water services.
  • Current and projected weather conditions. Because students and staff walk, bike and ride in cars or buses to school in the early morning hours, district officials evaluate current and predicted weather conditions after consulting with regional experts. Reports of accumulated, projected and clearing of road hazards are taken into consideration in the early morning hours.
  • Consideration of neighboring school districts. Austin ISD leaders collaborate with area districts to determine how the entire region is affected by inclement weather conditions. While each district is unique, this partnership allows all districts to have a more complete understanding of weather conditions. We also consider the fact that many of our staff live in other areas of town and have children in other school districts.

A team of district leadership gathers information and makes recommendations from a variety of information sources. Ultimately, the Superintendent decides whether or not to modify the regular school schedule taking into consideration information from the City of Austin, Travis County, Texas Department of Emergency Management and others regarding the situation (usually weather-related).

We will make every effort to make decisions on late start, early release or school cancellations as early as possible to allow employees and families enough time to make appropriate plans.

If an inclement weather event is predicted or unfolding, the superintendent along with senior leaders will consult with local emergency management and weather experts. Austin ISD will continue to monitor the weather event and report to the public if a delay or cancellation of a school day is decided.

If the threat of inclement weather is predicted or unfolding during school hours:

  • 4 p.m.: Receive weather briefings and discuss with meteorologists. Closure/delay decisions will typically only be made on this call if the weather forecast leads to a plan of action.
  • 6 p.m.: Follow-up call with internal Austin ISD staff to share updates and determine any implications of delay or cancellations.
  • 8 p.m.: Continue monitoring and make a decision on closure, delay, or normal operations, when possible. We make every effort to make a decision no later than 8:00 p.m. to ensure communication can be received before bedtimes.
  • In rare instances, when conditions unpredictably change, we will communicate decisions in the early morning between 4:30–5 a.m. 

Phone calls, emails, and/or text will go out to families/guardians if the district has either canceled or adjusted the school day. Communication will also be posted to the district website and social media pages.

If you do not receive a call or email with delay or cancellation information, classes will go on as scheduled.

Students are not typically released early unless there is reason to believe it is necessary to avoid potentially unsafe situations, such as an approaching severe storm. Students will not be sent out of a safe building into dangerous weather, especially since many students walk or ride bicycles.

If there is a cancellation or delay, families and staff will be notified by phone, email and/or text if their contact information is up to date on SchoolMessenger. If you do not receive communication with delay or cancellation information, classes will go on as scheduled.

Information about school delays, early dismissal or school closures will be communicated through district social media accounts and local media, including but not limited to:

Normally, if inclement weather causes a delayed, shortened or canceled instructional day, the district would have to make up the canceled instructional time. However, the Texas Education Agency (TEA) allows districts to apply for a waiver. With this taken into account, campuses are not expected to make up instructional time due to inclement weather.

 

FAQs en Español

El estado del tiempo en el centro de Texas puede ser impredecible y traer condiciones que podrían afectar a nuestra comunidad y en consecuencia traer cambios para los planteles escolares y oficinas del Austin ISD. 

Debido a que se pronostican o se aproximan condiciones climáticas adversas, el Austin ISD seguirá los protocolos para condiciones climáticas adversas para determinar si es necesario hacer ajustes a las operaciones de las escuelas u oficinas, para garantizar la seguridad de los estudiantes, el personal y la comunidad.

 

La decisión de posponer o cancelar clases debido al mal tiempo se basan en un análisis de toda la información disponible en el momento. Esta incluye lo siguiente:

  • Consultas con los expertos locales en manejo de emergencias, orden público y condiciones climáticas. ‌Además de monitorear los pronósticos del estado del tiempo local, el Austin ISD participa en conferencias telefónicas de manejo de emergencias regionales continuas, en las que participan el condado de Travis, la ciudad de Austin y otras instituciones públicas grandes.
  • La información que proporciona el Departamento de Transporte de Texas y el Departamento de Manejo de Emergencias de Texas sobre las alertas de mal tiempo y las condiciones de los caminos.
  • Anomalías en las instalaciones debido a las condiciones del tiempo. El Austin ISD evaluará cualquier anomalía que se descubra en las instalaciones que pueda resultar peligrosa, como cortes en las redes de comunicación y en los servicios de electricidad, gas y agua.
  • Condiciones climáticas actuales y proyectadas. Ya que los estudiantes y el personal llegan a la escuela caminando, en bicicleta y en automóviles o autobuses durante las primeras horas de la mañana, los funcionarios del distrito evalúan las condiciones climáticas actuales y pronosticadas, después de consultar con los expertos regionales. Los reportes de peligros viales acumulados, proyectados y despejados se toman en cuenta en las primeras horas de la mañana.
  • Consideración de los distritos escolares vecinos. Los líderes del Austin ISD colaboran con los distritos del área para determinar cómo es afectada toda la región por las condiciones climáticas adversas. Aunque cada distrito es único, esta colaboración permite que todos los distritos tengan un entendimiento más integral de las condiciones climáticas. También consideramos el hecho de que muchos miembros de nuestro personal viven en otras áreas de la ciudad y tienen niños en otros distritos escolares.

Un equipo de liderazgo del distrito reúne información y hace recomendaciones con base en una variedad de fuentes de información. Al final, el superintendente decide si se modifica o no el horario escolar regular tomando en cuenta la información de la ciudad de Austin, el condado de Travis, el Departamento de Manejo de Emergencias de Texas y otros con referencia a la situación (normalmente relacionada con las condiciones del tiempo).

Haremos todo lo posible para tomar decisiones para la entrada tarde, la salida temprano o la cancelación de clases en las escuelas tan pronto como sea posible para darles a los empleados y las familias tiempo suficiente para que hagan los planes necesarios.

En caso de que se pronostiquen o desarrollen condiciones climáticas adversas, el superintendente y líderes de alto rango consultarán con los expertos locales en manejo de emergencias y condiciones climáticas. El Austin ISD continuará monitoreando las condiciones del tiempo y le informará al público si se decide un retraso o cancelación de un día escolar.

Si se pronostican o desarrollan condiciones climáticas adversas durante el horario escolar:

  • 4 p.m.: Se recibe información sobre el estado del tiempo y se discute con los meteorólogos. Normalmente solo se tomarán decisiones de cierres o retrasos en esta llamada si el pronóstico del estado del tiempo requiere de un plan de acción.
  • 6 p.m.: Llamada de seguimiento con el personal interno del Austin ISD para compartir información actualizada y determinar las implicaciones del retraso o cancelación.
  • 8 p.m.: Se continúa monitoreando y se toma la decisión del cierre, retraso u operaciones normales, cuando sea posible. Ponemos todo nuestro esfuerzo para tomar una decisión a más tardar a las 8:00 p.m. para garantizar que se reciba la comunicación antes de la hora de ir a dormir.
  • En raras ocasiones, cuando las condiciones cambian inesperadamente, comunicaremos las decisiones temprano en la mañana entre 4:30 y 5 a.m.

Las llamadas telefónicas, correos electrónicos y/o mensajes de texto se les enviarán a las familias y tutores legales si el distrito canceló o ajustó el día escolar. También se publicará la comunicación en el sitio web del distrito y las páginas de los medios sociales.

Si ustedes no reciben una llamada o correo electrónico con la información de un retraso o cancelación, habrá clases de acuerdo a la programación.

Los estudiantes normalmente no salen más temprano, a menos que haya una razón para creer que es necesario evitar situaciones potencialmente peligrosas, como por ejemplo si se aproxima una fuerte tormenta. No mandaremos a los estudiantes de un edificio seguro a condiciones climáticas peligrosas, especialmente ya que muchos estudiantes caminan o andan en bicicleta.

Si hay una cancelación o retraso, se les notificará a las familias y al personal por teléfono, correo electrónico y/o mensaje de texto si su información de contacto está actualizada en SchoolMessenger. Si ustedes no reciben comunicación con la información de un retraso o cancelación, habrá clases de acuerdo a la programación.

La información sobre los retrasos, salidas temprano o cierres de la escuela se comunicará mediante cuentas de medios sociales del distrito y medios de comunicación locales, que incluyen pero no se limitan a

Normalmente, si las condiciones climáticas adversas provocan un día de instrucción atrasado, acortado o cancelado, el distrito tendría que reponer el tiempo de instrucción cancelado. Sin embargo, la Agencia de Educación de Texas (TEA, por sus siglas en inglés) les permite a los distritos solicitar una exención. Tomando esto en cuenta, no se espera que las escuelas repongan el tiempo de instrucción debido al mal clima.