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Coming in 2016: A Better Way to Do Business—and Take Care of People

AISD’s business system is not separate from our educational mission. It is part of our educational work because we all have the responsibility to ensure our schools have what they need when they need it.

— Nicole Conley, chief financial officer,
and 
Michael Houser, chief human capital officer


Team AISD:

AISD is reinventing the urban school experience to create an effective, agile and responsive organization to ensure we meet the needs of our schools and take care of business for our $1 billion educational enterprise.

How we do business as a school district affects the lives of thousands of people every day—from principals managing school resources to team members preparing monthly budgets after payroll or scheduling timely medical services through benefits.

To help AISD increase efficiency, transparency and predictability, Austin voters approved $7 million in bond investments to create a new business management system that better integrates our financial and human capital activities and applications.

Shape the System

We are pleased to announce we will be rolling out the new business system—powered by Ciber and Infor Lawson—during the next two years. The system will streamline our time and attendance, payroll, benefits and procurement applications, replacing Workforce and IFAS, which the district has used for the past 14 years.

Although there is no immediate effect on the district’s processes, we encourage principals and team members to inform the development of the new system by working with us to review and update AISD’s business practices. We will do this through a collaborative “enterprise resource planning” process, commonly abbreviated as ERP.

Stay Up-to-date

When we launch the new system, it will dramatically change how we operate. Therefore, we encourage you to stay up-to-date about changes in the way we will work as a team.

For example, the district is changing its fiscal calendar to begin July 1 to align with the school year. This will simplify budgeting and allow for more seamless financial transactions across academic years.

Learn About First Phase

The new AISD business system will be implemented in four phases. The first phase, which continues through July 2016, will include:

  • Financials: general ledger, accounts payable, grant management and project accounting;
  • Human capital: global human resources, payroll, benefits, absence management, teacher contract management, compensation and workforce management; and
  • Procurement: purchasing, inventory management, warehouse management, requisition center and P-card self-service.

Communicate with Communities

As an enterprise, AISD comprises more than 12,000 staff members at 130 schools, as well as contractors, vendors and partners in communities throughout the city, state and country. We will need your help to ensure we meet the needs of all of our team members and stakeholders.

We have launched a “Better Systems. Better Business.” website with information about the district’s plan and the progress of the project to date. Throughout each of the phases, we will continue to share information with you.

Focus on Bottom Line: Students

AISD’s business system is not separate from our educational mission. It is part of our educational work because we all have the responsibility to ensure our schools have what they need when they need it.

Our goal is simple: Ensure how we do business every day supports our school communities and our people, whose focus is educating and empowering our students and fulfilling our #AISDProud mission.

Connect with Us

If you have any questions, please call Richard Wilson, project manager, at 414-9214 or visit the project website at www.austinisd.org/technology/aisd-business-systems.

We look forward to working with you.

Nicole Conley
Chief Financial Officer

Michael Houser
Chief Human Capital Officer

 

Próximamente en 2016:

Una mejor manera de administrar – y Cuidar de las personas

 

El sistema de administración del AISD no está separado de nuestra misión educativa. Es una parte de nuestra tarea educativa porque todos tenemos la responsabilidad de asegurarnos de que nuestras escuelas tengan lo que necesite cuando lo necesiten. 

—  Nicole Conley, Directora General de Finanzas,
Michael Houser, Director General de Capital Humano


 

Equipo del AISD:

El AISD está reinventando la experiencia de la escuela urbana con el fin de crear una organización eficiente, ágil, y receptiva que se asegure de atender las necesidades de nuestras escuelas y poder administrar nuestra institución educativa de mil millones de dólares.

El modo en que nos administramos como distrito escolar afecta las vidas de miles de personas cada día—desde los directores que administran los recursos de las escuelas hasta los miembros del equipo que preparan los presupuestos mensuales después del pago del pago de nómina o programan oportunamente servicios médicos a través de beneficios.

Con el fin de ayudar al AISD a mejorar su eficiencia, transparencia y predictibilidad, los votantes de Austin aprobaron  $7 millones en inversión de bonos escolares para crear un nuevo sistema de administración que integre mejor las actividades y aplicaciones de nuestros recursos financieros y humanos.

Configurando el Sistema

Tenemos el placer de informarles que vamos a poner en marcha el nuevo sistema de administración—impulsado por Ciber and Infor Lawson—durante los próximos dos años. Este sistema agilizará nuestro tiempo y asistencia, pago de nómina, aplicaciones de beneficios y adquisiciones, reemplazando así Workforce e IFAS, que el distrito ha usado durante 14 años.

Aunque no va a haber un efecto inmediato en los procesos del distrito, animamos a los directores y miembros de equipo a que informen sobre el desarrollo del nuevo sistema al trabajar con nosotros revisando y actualizando las prácticas administrativas del AISD. Haremos esto a partir de un procedimiento participativo llamado "Planificación de recursos institucionales", por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning).

Manténgase Actualizado

Cuando lancemos el nuevo sistema, la manera en que operamos cambiará drásticamente. Por lo tanto, les animamos a que se mantengan informados sobre los cambios de la manera en que trabajaremos como equipo.

Por ejemplo, el distrito está cambiando el calendario fiscal, que empezará el 1 de julio para que coincida con el año escolar.  Esto simplificará el proceso presupuestario y permitirá transacciones financieras sin problemas entre años académicos.

Conozca la Primera Fase

El nuevo sistema de administración del AISD se implementará en cuatro fases. La primera fase, que continuará hasta julio de 2016, incluirá:

  • Finanzas: libro mayor, cuentas a pagar, manejo de subvenciones y contabilidad de proyectos;
  • Capital humano: recursos humanos globales, nómina, beneficios, registro de ausencias, manejo de contratos de maestros, de indemnizaciones y plantilla de personal; y
  • Adquisiciones: compras, administración de inventario, de almacenes, centro de requisiciones y autoservicio de P-cards.

Comunicándose con Comunidades

Como institución, el AISD consta de más de 12,000 empleados en 130 escuelas, así como contratistas independientes, proveedores y socios de comunidades en la ciudad, el estado y el país. Vamos a necesitar su ayuda para asegurar que atendamos las necesidades de todos los miembros del equipo y de todas las partes interesadas.

Hemos lanzado una página de internet, “Better Systems. Better Business.”, que tiene información sobre el plan del distrito y el progreso del proyecto hasta la fecha. Durante cada una de las fases,  seguiremos manteniéndolos informados.

Enfocándose a lo esencial: los estudiantes

El sistema de administración del AISD no está separado de nuestra misión educativa. Es una parte de nuestra tarea educativa ya que todos tenemos la responsabilidad de asegurarnos de que nuestras escuelas tengan lo que necesiten cuando lo necesiten.

Nuestro objetivo es simple: Garantizar que la administración diaria apoye a las escuelas de nuestra comunidad y a nuestra gente, cuya meta es educar e impulsar a nuestros estudiantes y cumplir nuestra misión #AISDProud.

Comuníquese con nosotros

Si tiene cualquier pregunta, favor de comunicarse con Richard Wilson, administrador de proyecto, al 512- 414-9214, o visite el sitio de Internet: www.austinisd.org/technology/aisd-business-systems.

Esperamos trabajar con ustedes.

Nicole Conley
Directora General de Finanzas

Michael Houser
Director General de Capital Humano